协同软件实施经验谈："掌控"企业全局

经历2008全球金融危机后，许多企业开始修炼内功，着眼于提升管理效率，降低运营成本。随之，协同软件被热捧。企业应用协同软件不仅再局限于解决知识共享、信息交流、移动办公等功能，而是在管理层面有了更进一步的需求。其中一部分企业总结了自身遇到的实际管理问题，请软件厂商提供可行的解决方案，并且要求在软件中得到体现和应用，这无疑加大了软件实施的难度。

协同软件实施不同于ERP，ERP主要针对业务上的需求，只要在实施前期把业务逻辑和流程梳理清楚，实施过程相对轻松，协同软件的难度不仅在于梳理各部门的工作，考虑部门与部门之间的关联，还要解决企业遇到切实的管理问题，这就需要前期充分调研，再做具体实施规划，软件厂商的实施水平也就在这个时候得到充分体现。调研过程的主要内容是了解客户需求，但更重要的是——提供咨询服务。目前能提供咨询服务的软件厂商屈指可数，值得一提的是金和软件，他们将“精确管理”思想融入协同管理软件，使得软件各功能、模块得到一个思想体系支撑，在此基础上结合企业遇到的具体问题，提供管理咨询服务。如果有软件解决不了的问题，再根据具体情况做表单和二次开发。金和软件独创精确管理实施四层次模型：标准级、优化级、业务级、运营级，根据企业不用的信息化和管理水平对应不同的实施方法。标准级是最基本的OA。优化级是建立管理体系，包括精确执行体系、知识管理体系、流程管理体系等。业务级主要是让管理和业务做整合。运营级是做智能分析，根据不同企业量身定做。

软件实施过程中，一个优秀的实施人员要做到“掌控”企业全局，以管理的角度发现问题，从技术角度解决问题，这就涉及到为企业做咨询服务。企业需要的管理咨询来自多方面，主要以业务流程为主，比如业务流程重组，绩效考核、知识体系等。需要全面收集、分析、整理来自企业各个层面的工作流程，以及遇到的问题，精确分析后，体系化的考虑哪些问题需要用软件去解决。这样的实施要求实施人员不仅需要了解基层员工的工作情况，还要不断与企业总裁和各部门负责人沟通，掌握一个企业产品研发、市场推广、销售、服务等多方面信息，考虑与人、财、物相对应的管理机制，通过这一过程，企业全局得到“掌控”，实施人员才能真正帮助企业建立规范的管理体系，加强企业管理和运营水平。

某知名IT网站曾做过一个调查，有相当一部分企业很积极配合协同软件的实施，但当项目实施完、实施人员撤离一段时间后，软件却没用起来。原因有许多，但对企业来讲，售后服务显得格外重要。谈到售后服务，金和软件的做法值得效仿，他们为此成立了社区服务中心，经常举办线下、线上活动。有针对企业老板的“总裁训练营”——指导老板如何利用精确管理思想进行企业管理实践；另有“金和社区”平台——支持几百万软件使用者交流、交友、交易。

企业持续用好一套管理软件，实施与服务相辅相成、缺一不可。实施可通过软件解决企业管理问题，服务是让软件“使用度”最大化，从而提升客户满意度，为企业未来长期、可持续发展奠定坚实的基础。