经济型数字文档管理软件多可试用记

　　当文字被发明，书简的数量达到一定规模，我们用档案系统图书馆系统来实现文档的管理与检索，发迹于周王朝国家图书馆（周守藏室）的伟大先哲老子可以证明中华民族在文档管理上的悠久历史。而当计算机被发明，数字文档的数量已然达到相当规模的今天，我们的处境又是怎样？苍白的事实是，面对Share Point、Edocument等国外知名文档管理软件动辄数十万的部署费用，盖茨大叔集成在操作系统中乏力的资源管理器似乎是我们唯一的选择。

　　摩尔定律在上，软件又岂能落后，办公自动化高度普及的今天，国产经济型的数字文档管理软件顺势而生。而下文笔者就将试用一款目前在文档管理软件市场上风声水起的名为多可的文档管理软件，我们来看看到底是什么使它能在波澜不惊的文档管理软件市场上成为新贵。

　　软件安装与调试：令人吃惊的便捷

　　多可采用的是Web界面的用户操作，这意味着只需要在服务器上安装客户端即可，其它用户的计算机不需要安装任何其它子软件就可以实现软件基本功能。软件的安装使用了典型的安装界面，只有在安装路径上需要用户自己设定。

安装过程中只有此处需要用户设置，推荐安装到有宽裕磁盘资源的硬盘分区中

　　令笔者惊讶的是，其实在软件成功安装后，所谓的“服务器架设”、笔者以为会出现的繁杂的调试就已经完成了。安装成功即意味着整套文档管理系统如没有特殊要求已经可以正常使用了，免去IIS等软件的安装又可以为用户省下一大笔预算。如此简便的安装与调试让笔者很意外，传统概念中，一个企业级别管理系统的架设总是需要繁杂的设定和专业人员来完成，多可文档管理软件颠覆了这一概念，完美的实践了其对外宣称的3分钟完成安装调试。

　　笔者在使用软件过程中发现还是有两点需要注意。首先是应该优先将软件安在有大量空余磁盘空间的磁盘分区内，以便未来海量的文档有空间存储；其二就是需要为服务器设置固定IP，否则其它用户将不能访问服务器，使用小型局域网共享网络的用户需要注意这一点。

安装完毕即是调试完毕，如果服务器IP不是固定IP，软件会有相应提醒

软件使用：绝对称职的文档管家

　　目前此款软件在10人以下10000个文档的规模下是免费的，在提供给用户切身体验的同时，也给笔者充分的试用提供了良好的条件。如同安装过程的快捷，多可简易的操作同样是给笔者留下了深刻的印象。

　　软件的系统管理工具界面十分简洁，设置菜单中可以进行服务器以及数据库的底层设置。一般情况下这些设置都没有必要去改动，即便是需要改动设置菜单也是清晰易懂。用户绝大多数时间的操作其实是集中在多可文档管理系统的Web管理界面，在这个界面中用户实现所有的文档管理操作。

　　服务器的底层设置

　　使用多可，首先要对用户权限与构架进行设置，也就是在软件中分划用户的部门与职位，这设置个在部门设置界面中完成。在经典Windows风格的树状菜单中可以很方便的设置企业的各级结构与权限。按照企业的结构设置好软件的结构后，用户使用软件时可以咨询管理员自己的用户名与密码登录软件，或是直接在Web页面向管理员申请权限，待批准后也可正常登录使用。拥有不同权限的用户可以在不同的目录下上传或者下载文档，所有文档都存储在服务器磁盘中实现了集中的管理。通过合理的设置用户可以方便地获取和共享信息，而管理员也可以通过权限设置有效管制信息的流通。

树状菜单中可以方便的设置权限以及构建组织

权限的选项详尽且明确

　　将文档收集起来了以后，就可以对文档进行有效的管理了。文档管理界面分为左右两部分，我们将左边部分称为“文件夹区域”，右边部分称为“文件区域”。操作一目了然，左边为文件夹的树状菜单右边则为具体文件，与Windows资源管理器类似。依照使用windows的习惯就可以轻松创建和更改文件夹。

文件管理菜单一目了然

　　熟悉的Windows风格

　　在具体的应用上，笔者十分满意多可提供的文件搜索、批量文件上传和版本控制功能。按照提示安装完成多可的控件后即可以实现文件的批量上传与下载，这一功能可以帮助节约大量时间，省去多次重复相同操作的麻烦。并且软件提供强大迅捷的文件搜索，自动生成文档的内容预览，不用担心所需的信息迷失在海量的文件中。更值得一提的是多可的版本控制，文件的签入与签出、每次的修改都会有相应的修改记录与旧文件备份，不用担心混淆新旧版本。如果旧版本的作者对新版本的修改不满意，在获取了相应权限以后可以使用“回滚”功能删除掉新版本。这样版本控制功能受了到权限设置的节制，重要文件可以得到更有效的保护，这对于设计、媒体以及有经常性文案修改的企业有着重要的意义。此外，多可也能够通过接入Internet实现异地管理，只是上传下载的速度此时将和用户接入Internet的带宽的一致。

批量上传与下载

强大迅捷的搜索，跟Google一样简单

右键单击文件就会看到版本控制菜单

通过颇有特色的“回滚”，高权限用户可以有效管理版本

　　总结

　　多可文档管理软件总体来说是一款小巧且功能强大的企业文档管理解决办法，在目前办公自动化的大背景下对提高企业对知识的管理的效率意义非常重大。其特点在于极其简易的设置和友好的界面，更重要的是有限的免费能给用户能有一个感性的认识。最简单的实践也大于最优秀的说教，感兴趣的用户可以亲身体验一下多可带给您的文档管理新体验。

　　关于多可文档管理系统（www.315soft.com）：作为国内第一家提供有限应用范围内免费使用的知识管理软件，多可致力于帮助企业解决文档管理难题，把企业文档转化为企业资产。多可的核心技术系统在数据库构建和文档内文搜索方面拥有高度的知识产权，属于绿色的、轻量级的系统级软件，不需要企业在其他附带软件、数据库甚至专业服务器方面进行投资，三分钟即可完成系统安装和实施，使得查询内部信息如同浏览互联网一样简单，从采购、实施、应用三个环节革命性地降低企业在部署知识管理方面的整体拥有成本。