高效沟通才能高效工作 协同办公(SaaS模式)案例

山东某置业顾问有限公司是由新加坡地产集团与南京某家投资顾问有限公司共同发起成立的一家地产综合服务机构。在当地三区九县普遍设立“置业会”客户服务中心，为市民购房提供全程顾问服务。

公司在近几年的信息化建设过程中，组建了公司内部的局域网，使用了各种独立的办公工具，如office办公、税务软件等。随着公司业务范围的迅速发展，这种传统简单的办公模式对集团的销售、生产、财务、技术、工程等等各个方面都有很大的影响，尤其突出在管理者不能及时对集团公司的所有情况进行非常有效的控制与管理，该置业顾问公司分析自身情况总结出以下弊端：

 手工作业比例大，资料未统一保管； 传统手工纸张操作造成流程审批冗长、繁琐，效率低下；

 信息共享度低、流动不畅；

 资料收集不全、数据统计分析比较困难，难以为快速的决策提供依据；

 各部门相对独立，总体管理待改善；

 分支机构管理有难度、及时掌控和反馈难以做到；

 人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作；

 等等………

在了解到自身发展的症结后，该置业顾问公司开始“思变”。他们首先了解到的是OA协同办公软件，这类软件主要包含协同办公、电子公文、电子邮件、电子公告、日程  /计划/任务、客户关系、公共资源这7大模块， 从企业资源预约，到内部民主沟通渠道建设，流程自然，面面俱到。

然而配置一套OA协同办公软件不仅对硬件环境要求高，还需要专人进行维护，公司对于投资回报率产生了疑虑。2009年火爆的SaaS市场让公司了解到一种全新的软件租用模式——SaaS（软件即服务），并接触到了这类领域的领军企业风云在线（http://cnsaas.com）。

首先吸引该置业顾问公司的是风云在线（http://cnsaas.com）的运作模式，区别于传统的软件，风云在线（http://cnsaas.com）SaaS平台提供的的OA协同办公系统不需要企业额外投资一些硬件设备以及专门的人员维护，只要能够上网就能轻松登陆进行办公了，每月月租仅百元，无疑大大地降低了企业的投资成本。

下面通过几个细节方面讲述OA协同办公产生的积极成效：

1.降低了成本

出于对风云在线（http://cnsaas.com）的信任,公司采用了在线租赁的形式，因此不再需要专人管理，减少了人力成本。另一方面，使用OA协同办公后，公司内部的电话、传真都减少了很多，大部分信息和办公业务都从OA协同办公传递，减少了通讯费用和纸张的用量。

2.提高了工作效率

按过去的程序，各种报告、审批文件，要在各职能部门花上三到五天转一圈。有时候一份文件可能压在哪个部门，兴许几天也不见得能“转”出来。遇到相关审批人员出差，就更加遥遥无期,大大降低了工作效率。有了OA协同办公之后，公文的周转、各项审批业务都可以通过“电子公文”“协同办公”模块来处理。 只要有网络就可以办公，不再受时间、地点的限制。 更重要的是，公文“旅行”带上了“时间戳记”，文件什么时间发送的，现在到了哪个环节，需要什么时间回复，回复状况如何，一目了然。这样也避免延误工作、互相扯皮的现象。

3.扩展了内部沟通的渠道

OA协同办公的“与总经理对话”功能可以实现员工与公司最高领导人的直接对话，而系统设置为匿名，所以员工也可以没有顾忌的说出自己的真实想法。这种突破层级的直接沟通，给每位员工创造了及时与公司的高层管理者平等对话的机会。

4.保证了公司客户资料的完整

在没有使用OA协同办公之前，如果遇到不负责的业务人员，在没有做好离职交接就擅自离开，造成公司的一些市场和销售信息的丢失，这对企业是非常大的损失。现在通过“客户关系”模块，可以及时的将公司的客户信息保存下来， 这对企业来说是一个极大的帮助。

该置业顾问公司的负责人表示,使用风云在线（http://cnsaas.com）OA协同办公，不仅可以加快信息传递的效率，更重要的是通过资源共享，让企业各部门的“契合度”更流畅、更规范，通过这种无缝的合作，才可以提高企业的生产效率。在市场竞争日趋激烈的今天，只有信息化走在前列的企业，才能最大限度的降低成本、提高效益。