升级文印管理 佳能为地产业高效低成本运营献良策

“佳能商务影像解决方案把办公室原来30余台打印机、扫描机、复印机整合为8台复合机，不仅简化了员工的文印操作，帮助我们更好地实现成本把控，同时售后服务的担忧也一扫而光。佳能为链家提供的专业整合方案，确实让我们的办公文印管理有了巨大改善。”链家地产北京办公室总裁办负责人张治洲近一年来经常会发出这样的感慨。的确！自从链家地产在2010年采用了佳能办公影像解决方案后，这位链家总部的日常文印管理方面的负责人，工作时的心情一下子好了很多。

对于如此大的转变，记者带着好奇，于近日探访了这家在国内房产市场炙手可热的企业。坐落于北京繁华CBD地区的链家地产总部，如今拥有60多个职能部门，肩负着北京地区多达700多家门店的统一管理任务，并且兼顾全公司协调、管理、培训、成本把控等职能，如此繁多的部门势必都会在每天产生大量的文印需求，而走在链家总部的办公区，一切却让人感觉高效而不忙乱。是什么能让这样一个高速运转的办公体系得以如此井然有序？记者颇有兴致地希望从中找到答案。

企业高速发展带来的文印新需求

其实，如今的改变最开始还是缘于链家地产伴随企业高速发展而产生的办公文印新需求。链家总裁办负责人张治洲拿着一张刚刚打印出的2010年公司业绩增长图表，深有感触地说到：“链家地产如今每年以100%的复合增长率在高速成长，链家地产各个部门的业务规模都在扩大，公司员工数量也不断增加，业务增长带来了打印、复印、扫描等办公需求的攀升。

而原有的设备都是在各部门中零散分布，我们一方面管理起来难度很大，需要消耗大量的人力及时间，同时在公司新实行的部门日常运营成本核算制度的背景下，对于部门打印成本的把控也无从下手。因此，公司希望可以通过采用一套更先进的商务影像系统来解决一系列日益凸显的办公难题。”

摆在链家地产面前亟需解决的两道办公打印难题已经非常明显：其一是提升打印的管理效率，其二是进行打印成本的把控。针对这两点原则，2010年，链家地产在经过多方比较之后，最终选择了佳能为其定制的商务影像解决方案。
 
打印设备维护及管理，有佳能，我放心

如今，在链家地产总部的每个楼层，佳能都为其设立了专门的打印区，并通过中高速的数码复合机和配套的打印管理解决方案来满足不同部门的办公需求。员工的办公桌上从此不再凌乱摆放着各类独立的打印机、扫描仪，办公环境变得井然有序。
 
而在一年前，链家地产总部的办公室却是另一番景象。记者了解到，在使用佳能商务影像解决方案之前，链家地产拥有大约30余台打印、复印、扫描设备，分散在公司各个部门，一般5-10人拥有一部设备，大多放置在员工的办公桌上，打印机之间也没有关联到一起。由于设备太多，平时经常会接到员工的报修电话，每一次都需要总裁办亲自去联系维修人员。

而在地产行业，还有其另一个的特殊性，就是通常周六日也需要办公，进行包括房屋租赁合同等大量的文档打印、复印及扫描工作。因此，即使是周末，以前链家地产总裁办的员工也要经常处理一些打印设备维护的事情，非常消耗精力。此外，对于这么多的设备，无论是纸张还是耗材，以前都是需要各部门来总裁办领取的，总裁办因此还要有专人负责采买工作，浪费了不少人力资源。

“如今我们的工作效率与以前相比真是改善太多了。真是可以说，有佳能，我放心！”总裁办负责人张治洲在与记者的交谈中不断地强调这一点。原来，针对链家地产之前的办公设备状况，佳能为其定制了一套有针对性地全方位办公文印解决方案。这套方案中的其中一大特色，就是提供了简化设备管理和维护的佳能MG服务。

在谈到佳能MG服务带来的改变时，张治洲的感触颇深：“如今我们是变被动为主动。每个服务周期，佳能的专门工程师团队会上门提供设备检修、免费耗材更换和新员工培训使用培训等诸多服务，确保设备的正常运转，防患于未然。而以前都是等到设备出了问题才去匆忙解决，势必会影响员工的办公效率。链家地产使用佳能MG服务一年来，没有出现过一次因设备故障或者耗材而影响办公的情况。”

张治洲还提及了一件亲身经历的事情。在曾经的一次例行维护时，佳能维修人员发现链家佳能彩色数码复合机中的黄色墨粉即将用光，随即告知了他，并在第一时间进行了耗材补充。他当时并没有太在意，然而就在耗材更新后的第三天，总裁办就临时接到一个紧急的为下属门店打印彩色宣传文档的任务，而且一下就要打印200份。当时，张治洲就回想起三天前更换墨粉的场景。如果没有佳能及时补充墨粉，那次紧急而重要的打印任务就真不知道该如何完成了。

成本掌控更加得心应手

而当话题转移到打印成本在这一年中的变化时，张治洲的脸上更是透出了几分得意。 “以前在打印成本控制上基本上没有什么好办法。通常就是部门有需求就采购，很难进行精确的打印成本统计。而公司又要求细化部门运营成本 ，因此，对各部门打印综合成本的监控和管理一直都很成问题。此外，以前我们在考虑打印成本时，只考虑到了纸张、耗材等可见的成本，打印的隐性成本就更难控制，但在采用了佳能商务影像解决方案后，恰恰在这一点上同样给予了我们很大的帮助。”张治洲在向记者介绍时谈到，如今采用佳能商务影像解决方案后，链家地产已经通过两把利器组合而将打印成本掌控得更加得心应手。

其中一把利器便是对于各部门打印综合成本的监控和管理。佳能为链家地产提供的办公影像解决方案中包含了一套佳能uniFLOW打印管理系统。通过该系统，像张治洲这样的企业文印管理负责人可以更好地对全公司进行文档打印的管理和监控。如今，张治洲每个月都会收到uniFLOW系统自动生成的企业打印报告。

通过这份图文并茂的报告，张治洲可以精确地得到链家总部下各个部门、甚至每位员工的打印、复印、传真扫描情况以及彩色打印、单双面打印的数量。通过这些统计数据，张治洲对每个部门的打印成本都有了全面的了解，进而根据不同部门的规模和打印需求，来判断该部门本月的打印成本是否过高，同时也通过观察每台设备的负载量来调整办公设备配置，实现设备优化。而这些统计在以前的工作环境中是无法实现的，自然也就无从谈及诸如部门打印成本监控这样的话题。

除了全面的打印监控和统计外，链家地产如今的办公打印支出也更加透明。这同样得益于佳能的这套办公影像解决方案。实际上，之前谈到佳能MG服务还有另一大优势，便是采取按张计费服务模式。对于像链家这样的地产企业，每天都要有大量的文档需要打印，通过使用量来直接支付费用，使办公打印支出一目了然，管理人员也更容易对打印支出进行调控和规划。
 
另一把利器则是对于打印隐性成本的控制。而这恰恰是企业通常容易忽略的一点。例如打印的安全性。事实证明，企业由于文档打印而造成的信息流失，会为企业造成巨大的财产损失，而这对于企业来说，成本就未免太高了。为此，佳能为链家地产提供的解决方案中，便建立了一道安全打印的可靠保障。比如涉外文件较多的法务部对打印保密有一定需要，为此佳能便针对相关员工在进行打印时增加了一道刷卡打印的操作。员工并不是在电脑上点击“打印”按钮就可以收取到打印文档，在发送了打印作业后，必须使用本人的员工卡在复合机上进行扫描读取，复合机才会将相关作业打印出来，这样就避免了打印文档流失或泄密的可能。

“在使用佳能解决方案之前，纸张浪费现象十分严重，员工没有意识要进行双面打印，而现在佳能将双面打印设定为默认的打印模式，不仅有效节省了纸张，更重要的是，可以帮助员工养成双面打印的好习惯。”张治洲对此深有感受，而这也与当前链家地产的企业文化达成了统一。

企业的不断扩大发展需要升级办公管理，而佳能解决方案则通过科学的产品及服务组合为客户献计献策，超越了传统的设备供应功能，提供专业、高效、量身定制的解决方案，成为企业成长的贴心助手和办公专家。