漫谈协同OA未来表象——随需而应的工作台

　　在平常工作的客户沟通中，在一些周围开始还不算熟悉的朋友圈中，我们经常需要介绍自己的工作性质。刚开始我说我是做OA软件的，还有很多人会问我：OA是什么？

　　实际上，我们周围这样的人大有人。他们不知道什么叫信息化，不知道什么叫ERP软件，不知道什么叫OA。

　　在这样的场合下，我们需要用一句话来介绍OA的作用和价值。OA平台到底能干什么？OA平台到底有什么价值？

　　如果我用很严密的逻辑话语告诉他：OA软件就是采用internet技术，以“工作流”为引擎，以“知识文档”为容器，以“信息门户”为窗口，使企事业单位内部工作人员方便快捷的共享信息，高效的协同办公。

　　他们还会问我：什么是工作流，什么是知识文档，什么是信息门户？对于大多数从事过信息化工作的人们来说，这样的名词应该不难理解。但对于更多大众化的朋友，用1-2句话来描述它反而比较难。同时我也在考虑，怎样用更市场化的语言来向所有的朋友介绍OA？

　　随着OA平台的逐步升级，客户对OA的需求和理解也不一样。从当初单纯的行政办公，到后来的审批流的出现，以及门户、知识管理的融入，OA在扮演着不一样的身份。甚至现在某些论坛也开始炒作SNS概念，他们认为SNS就是OA，SNS还将替代OA。

　　什么才是协同OA的核心？

　　是门户，是流程，还是知识管理，还是协作沟通工具？他们之间有真正的次序之分吗？

　　我有一个朋友在99bill（快钱）工作，她从事该公司的法务。99bill是泛微2011年签约合作的一个客户。有一次，我跟她还有周围的一群朋友在一起，她向周围的朋友解释OA平台。她说：现在用的OA跟以前不一样了，现在的OA就是一个工作台，员工每天通过这个工作台可以处理公司的各种事务。

　　当时，“工作台”这个概念在我心中一亮。类似如她这样的非信息化人员大有人在，他们对OA的理解就是“办公平台”，这是OA平台使用者对协同OA最基础的理解。

　　在泛微的百城巡展演讲中，泛微副总裁袁立松分享的一页PPT也同样阐述了OA一个最大的核心作用。协同OA平台将要打造的一个全员的工作台，帮助所有人处理属于自己业务和非业务范畴内的所有工作事务，从而提升全员的办公效率。

　　一位客户和一位厂商对OA核心作用的朴素理解。让我开始有些相信，在未来3-5年内，打造全员的工作平台是OA普及并被所有使用者认可的一大核心要素。

　　基于此，提出以下问题供朋友们思考：

　　1、工作台可以处理哪些事务？他的核心价值是什么？

　　2、工作台呈现在使用者面前是什么样的？工作台是由哪些元素组成的？

　　工作台将以业务流程融合、驱动而受青睐

　　先回答第一个问题，工作台可以处理哪些事务？按照员工职能来分，如果你是一名财务人员，你需要处理资金支付、用款处理、费用划拨、预算上报等工作。如果你是一名销售人员，你需要处理客户卡片信息、销售项目进程、产品信息等，如果你是生产人员，你需要处理订单审批、用料调拨、物料采购、发货处理等信息。从职能上，虽然每位人员处理的事务都不一样，但本质上，这些人都是在处理跟自己相关的核心业务。从这点上，可以看出未来OA的工作台绝对是一个“业务工作台”。

　　OA概念甚至早于ERP概念，但一直没有比ERP更受关注，另外OA的项目价格远远低于ERP项目价格。就是因为早期的OA平台处理的是“非核心业务”事务。随着OA与ERP的融合，OA开始深入到企业的核心业务中，特别是核心业务流程上的融合，让OA从边缘走向所有管理者和CIO的视线中。

　　如果想让OA平台走向企业核心事务，未来的OA工作台将是以业务流程融合、业务驱动为先决条件。

　　工作台将融门户、知识、SNS为工具辅助业务运营

　　2年前，一位intel 市场高管告诉我他一天的工作模式。每天早上9:00到下午6:00他都在处理邮件。他一天的邮件处理量竟然高达400封。在此400封邮件中，其中有20封是紧急处理并马上出现批复结果的，有100封是需要回复意见的，有100份是留作后期处理的，剩下的180封只是查阅即可。

　　这是一个表象，告诉我们目前很多集团、上市企业人员的工作模式。国外的OA平台基本是以邮件处理为核心工作内容。中国OA厂商平台核心的呈现样式也是如此。我们将员工核心事务分成待办、已办、反馈、完成等几类业务模式。企业内员工通过相互推送即可完成。目前很多OA厂商已经实现此功能。

　　然而，工作台如果仅仅是一个类似如此的员工工作台，可能还无法提升员工效率，发展至今的OA平台开始增设：

　　（1）以个人、公司、部门、报表等为信息载体的门户平台。方便员工在工作之余查看与自己工作、职位相关的信息。

　　（2）以知识地图为核心的知识管理内容，方便员工在工作中丰富自己的业务知识，快速成长，快速处理相应业务事务。

　　（3）以QQ/MSN/贴吧/论坛为模式的及时沟通工具，辅助员工处理自己的核心业务。

　　从近几年实施和应用得比较好的成功案例来看，用得最好的企业都是以流程为引擎的员工工作台，譬如深圳的榄菊集团，流程数达到250个，安徽的合力叉车，流程数191个。所有员工上班第一件事是打开OA系统，通过OA处理各种待办事件已经成为各员工的工作习惯。员工一天的大部分精力都是通过OA平台处理各种事务。

　　工作台需要个性化，快速响应能力

　　如果员工对工作台产生一种依赖感，这就要求我们的工作台更加精细化，具有及时准确的响应能力。这对工作台提出了两个核心要求：

　　第一个要求就是个性化。如果企业有10000人，就要有10000个不一样的工作台，这样保证所有人都在围绕自己的核心事务来做运营。这对OA厂商提出了挑战，很多OA厂商并不能做到这一点，往往一个系统开始实施完成了，其基本的门户框架和流程等都已经固定。但企业内部人员流动频繁、职位变更频繁，组织架构更新频繁，如果能使OA系统保持个性化的要求？

　　OA厂商想到的一种解决办法就是权限来分配。首先将组织内的员工赋予职位、角色、等级，相同职位的可以浏览更职位相关的门户信息、工作文档，相同角色的人可以处理跟角色相关的事务，同时通过等级制度来规范平台的信息阅读、下载、编辑等权限。

　　第二个要求是快速响应能力。我们需要将一个任务准确得推送到某个指定人员，任务消息首先要求快速到达，第二是要方便该指定人员快速准确的处理，第三要能快速的让下一个环节的人员接手。这时候，任务送达时间，任务处理方法，任务耗费时长等都是非常关键的。只有具备快速的随需响应能力，员工之间才能更高效的工作。

　　基于此，我们看到协同OA平台的工作台对企业的重要性。总之，工作台只是呈现的员工IT应用的一个工具，工作台会随着各类企业个性化需求不断更迭发展，外在模式也不尽相同。但在背后，协同OA需要具备适应企业个性化需求，随需而应的能力，只有这样，协同OA平台才会越走越远。