文档管理的基石——文档组织

　　纵观时下人们的生活，大至国家、民族、各级行政区域，小至舞台上的生、旦、净、末、丑，分类组织的理念无处不在;打开计算机浏览网页，互联网各网站上的组织分类更是铺天盖地，甚至兴起了一批专门对网站进行分类的网上导航类网站。

　　图1

　　分类组织将无规律的事物按照其内在联系归属不同门类之下，使之更加便于认知、查找、管理与使用。文档管理亦是如此，清晰的文档组织能够帮助使用者快速地了解系统中文档的逻辑结构，方便查找和有序化管理，并为用户的使用带来便利。

　　然而，笔者却惊讶地发现，目前国内大部分的文档管理类产品对文档组织的理解与行动都处于无意识阶段或者初级阶段，导致用户仍然无法从文档组织中获益。

　　图2

　　图3

　　上图为某网盘类产品(如图2)和Windows 7系统(如图3)初始阶段提供的简单文档组织分类，两者都从一定的角度创建了一些分类的项目，如“我的音乐”、“我的照片/图片”、“我的视频”从文件格式的角度对文件进行了简单分类，“下载”、“收藏夹”、“我收到的共享文件”从用户行为的角度分类文档。

　　这样的分类组织方式不够合理，界限不明，相互交织，往往造成用户的困惑，最终仍无法让用户快速准确获得所需信息。例如“我的资料”中可能也包含一些视频、音频和图像资料，“下载”中用户可能下载的文档类型更是无所不包。如此分类组织，对用户而言，有等于无。

　　怎样带给用户更加合理的分类组织方式?业界对此莫衷一是。不同的用户使用环境和用户偏好，使得相关的产品很难从中提取出适宜的通用模板。

　　而由爱数公司推出的爱数AnyShare 3.0这款企业文档管理产品，针对企业办公文档管理的实际需求，提出三大基础文档分类组织方式(如图4)，依据不同文档的交互对象与共享收拢空间划分“我的文档”、“部门文档”、“共享文档”三大基础分类。

　　图4

　　作为企业级文档管理产品，爱数针对其用户群体的特点，对企业协作和共享环境下的文档组织管理作出如下分析：

　　1.企业文档交互协作与行政组织架构息息相关

　　企业这部机器的正常运作依赖于其各个部件——各个部门的稳步运转，故企业大部分的文档交互协作行为都在部门内部进行。

　　爱数AnyShare 3.0提供的“部门文档”为企业提供部门内文档交互与知识共享平台，将文档交互、协作、共享收拢于部门内部，避免不必要的扩散带来的文档组织混乱。

　　2.企业文档也可能存在灵活的交互协作与共享

　　企业大型网站更新、市场活动可能需要多个部门合力完成，或是某个技术难题的攻克可能抽取多个部门的技术骨干……这些跨部门的交互协作在企业中也时有发生。

　　爱数AnyShare 3.0中的“共享文档”分类全面支持这种分离于行政组织架构之外的、基于主题的文档交互协作，企业员工可在“共享文档”下单独开辟的特定主题空间完成协同工作。

　　3.企业文档可分为知识性文档与信息性文档

　　知识性文档主要用于工作经验、技术、公司文化等传递之用，定向传播给指定人员或部分人员吸收学习，较少改动。“共享文档”与“部门文档”即可根据不同的共享空间满足用户对知识性文档的分类组织需求。

　　信息性文档则主要为员工的业务服务，一方面可能是作为员工工作的参考资料，如一些权威分析报告、评论等，另一方面也可能是经过员工编撰的产品文档等。这类文档会经过员工的加工、再造。这类文档可依据实际的文档交互范围，归类至爱数AnyShare 3.0特定主题的“共享文档”、部门内部协作的“部门文档”或员工自行编撰管理的“我的文档”下。如部门内协作完成的文档，可将其和相关的参考资料一同存放于“部门文档”下的相应文件夹中。

　　至此，爱数AnyShare 3.0针对其用户群体的特点量体裁衣，采取适合企业文档管理、协作、共享的文档组织方式。而网盘类产品等，也应当细致分析各自用户群体的特性，探寻满足用户需求的文档组织模型。

　　逻辑分类

　　三大基础分类虽然能够满足用户基础的文档分类需求，但文档本身即具有多重属性，我们可以从下例中了解分析。

　　下图为大家比较熟悉的购物网站收藏商品提示，用户在收藏商品时，可为商品打上多个标签，以后即可通过标签在收藏夹中查找此商品。

　　图5

　　图6

　　事物的属性往往并不是单一的，如图中用户收藏的衣服，同时被此用户标注上了“春装”和“连衣裙”两个标签，而其他用户也可能为其标注“丝绸”/“皮革”、“红色”/“黑色”等其他角度的标签分类。

　　回到文档管理，也同样存在这样的问题，一份报表既可以按照生成时间归类至“3月报表”，也可以依据部门归类至“生产部”。可见，文档组织也从来不是单一维度的简单那分类，这使其变得更加高深莫测。

　　爱数AnyShare 3.0尊重文档的自然属性，在三大基础分类的基础上，更进一步提供“文档库”这种灵活的逻辑分类方式，支持对工作文档的多维度分类。

　　逻辑分类通过创建“文档库”与被包含工作文档的逻辑联系，使得存储在用户三大基础文档分类目录不同位置的工作文档在同一视图下呈现，如同各大购物网站的分类标签。

　　图7

　　如上图，某公司的两条产品线分别生产产品A和产品B，而产品A与产品B的设计文档分别存储在部门A与部门B的“部门文档”下。此时用户即可通过访问名为“设计文档”的文档库，快速找到各条产品线的设计文档。

　　用户根据实际的文档管理需求，从各个角度建立文档库与工作文档的逻辑联系，即可完成对文档的多维度分类组织。

　　文档组织是文档管理的第一步，也是促成文档有序化管理的基础，大部分文档管理相关类产品虽然开始甦生一些文档组织意识，却仍然存在较大的改进空间。在这方面，爱数AnyShare 3.0已经给出了一个很好的开端，也期待行业更多的关注，推进文档组织思想步入成熟，切实为文档管理夯实基础。