集中管理 蓄力之道

话说天下大势，合久必分，分久必合，文档管理行业正印证着这一预言。

随着文件级数据的激增，据市场研究机构IDC统计，file-based（文件级）数据将占总数量的80%。而此前企业内部文档数据是以分散在员工PC等方式为主，这促成了PC行业的兴盛，却让文档数据呈现个人化，无序化，难以管理，不利于流通、分享与协作办公，特别是移动办公的流行又进一步激化了文档数据的分散，这使得企业难以获得这些海量数据的价值。

此时，不管是组织单位的先见者还是文档管理厂商的先见者均认为文档集中管理是企业未来提升竞争力的蓄力之道。

文档集中管理成就企业竞争力

在不断激烈的市场竞争环境中，对于企业而言，如何提升员工的业务能力？如何提升团队的协作效率，是企业时时刻刻思考的问题，而从管理的角度来看，必须做到以下两点：

其一，经验的传承。有经验的员工传递职业技能相关的知识，而这些知识更多的是以文档资料、他人或自己的工作经验日志与总结性文档等形式存在，再有，对于企业常规的人员流动、人事更迭等情况，也离不开此类经验知识性文档的传承，保障工作的延续。

其二，信息的传递。新的技术、行业专家的观点评论、客户的资料、产品的市场反馈等，对普通员工或领导层而言，完成一项工作并非闭门造车的过程，而需要经过大量相关信息的汇聚与内化，最终形成决策或结果产出。信息性文档的传递能够有效地加速信息汇聚和内化，进而提升员工的业务能力与工作效率。对于团队文档交互协作而言，亦是如此。

由此可见，让知识与信息更有效地在员工之间传递，是加速员工能力提升、增强企业竞争力的必由之路。而要让知识与信息在企业中的流通、聚合、内化，集中有效地管理才是对企业而言，更加行之有效的手段。

文档管理的现状

绝大多数企业都意识到要从文档数据中进行知识分享与团队协作的信息流通，但是均面临着文档管理呈现个人化与无序化的现状。例如，分散在员工PC与移动设备中的文档资料缺少规范化的集中管理，管理随意，并且极有可能因为员工离职、设备故障等因素而损失；员工之间，无知识与信息的传递，或只存在小范围低频率的共享，难以真正发挥知识与信息共享的效用。

而移动办公的流行，本着让员工无缝化办公的美好愿景，却因为网盘等产品均是定位于个人用户文档数据的管理，虽然提升了办公的灵活度，但是无益于团队文档交互与协作，反而让文档的存储管理更加趋向零散化、个人化。

更不用说同通过即时通信工具如QQ、MSN等，进行在线传递文件或在邮件中添加附件的方式完成协作任务。团队成员之间文档反复传递，可能保存多个相同的文档副本，这对于大范围的协作项目，会导致文档管理混乱、在团队成员之间难以同步更新，造成信息不对称，甚至，信息错误。

且个人用户本身对文档数据的安全保护意识不强，或者“心有余而力不足”，近年来“艳照门”等事件层出不穷，盗号木马、各种病毒都对用户数据造成严重威胁，系统故障、宕机等情况往往让大部分人手足无措……这说明重要的工作文档急需企业级集中管理产品提供更加专业的安全保障。

所以，进行集中管理是解决目前文档管理现状的必然之选，尤其是针对文档管理个人化、零散化，不利于团队协作并且存在安全隐患的现状而言。

文档集中管理助力企业成长

那么如何做到文档集中管理呢？爱数软件推出的AnyShare 3.0即很好地支持了文档集中管理，并妥善处理了上述存在的问题。

首先，爱数AnyShare3.0为用户搭建一个更好的文档管理中心，用于团队协作与知识分享。员工在知识分享中成长，团队从信息聚合中达成团队目标，企业也通过对知识和信息的内化、积淀得以厚积薄发。爱数AnyShare3.0集文档的管理与存储于一体，员工的工作文档收拢于爱数AnyShare服务器进行统一管理，员工通过终端设备直接访问、编辑、共享，无需再保存副本。

其次，文档集中管理降低团队协作成本。爱数AnyShare3.0提供的文档集中管理平台支持大范围的团队共享协作，高性能保障用户所有文档访问、编辑在线完成，即使大量并发访问也能获得较好的网络传输体验。对于占用存储空间较大的文档，用户无需再忍受上传下载的漫长等待来进行附件反复传递，达成团队协作，直接访问爱数AnyShare 3.0共享文件即可获取最新状态文档。

再次，文档集中管理为文档安全保驾护航。企业员工受到自身IT技术和经济能力的限制，自行保管文档数据时往往纰漏百出。而爱数AnyShare提供的文档集中管理由企业的IT管理员进行统一管理，各种系统故障等问题能够得到专业的解决。并且，爱数公司作为国产备份容灾领域的翘楚，在数据安全的保护方面拥有得天独厚的技术实力，对文档数据安全的保护则是百尺竿头，更进一步。

总之，文档集中管理能够解决目前大多数企业和员工文档管理的问题，带领团队走出文档协作交互流程混乱的窘境，帮助企业和员工更好地保护重要的文档数据。各种知识和信息在团队间流通，获得更大的价值增益，企业的竞争力也由此巩固与强化。