爱数：浅析文档中心建设

　　时代背景

　　不管是传统行业，还是新兴行业，在近几十年的发展速度可谓一日千里，不断有新产品品、新技术的问世。而这一切，都离不开信息化带来的强大助推作用。企事业单位的发展与信息化的变革是息息相关，后者为前者提供渠道，如业务系统、知识经验，前者是后者的实现结果。

　　随着信息化的推进，当下迎来了大数据的时代。数据，不仅仅是企业的生命线，掌控着企事业单位日常的办公与业务运转，大数据，则更多地代表着一种趋势，一种快速而至的海量信息，一种来源各异，价值不容忽视的数据发展趋势。

　　面对着如此海量的数据，特别是文件级数据（非结构化数据）的增长量与总体占有量，如何去有效地管理这些数据，并从中获取能够为企业运营管理或决策提供依据的价值，是目前急需解决的一大难题。

　　数据价值

　　各方态度：

数据趋势

　　在信息化发展的道路上，信息数据就像一个个原子，要么集装进入数据库的格子中，成为IT应用系统的血液，加速企业业务流程效率，我们称之为结构化数据；要么分散在各个桌面电脑或者文件服务器的磁盘中，成为业务信息的独立载体，在企业内部分享使用，散发着不规则的价值，我们称之为非结构化数据。

　　与结构化数据不同，非结构化数据由于其分散性不容易被很好地管理和利用。然而，分散性并不代表不重要，在企业业务流程中，文档、邮件、电子表格扮演着越来越重要的角色，而且，CIO们都意识到：非结构化数据已经汹涌而至。

　　共同期待的价值

　　在日益激烈的国内外市场的竞争下，企业需要不断推出新产品或者新技术去巩固或占据市场地位，或者，需要不断提升企业本身的竞争力，获得更快的业务运转，去面对激烈的挑战。

　　那么，非结构化数据（文档数据）的管理就成为企业迫切需要解决的问题，管理者们希望有效的信息在组织内部更好的分享、加工、提炼，提升员工的素质，进而驱动组织业务，而现状，面对大量凌乱的信息不敢轻易下手。

　　企业的共同诉求

　　在结构化数据被业务系统很好地管理起来的同时，面对着与日俱增的文档数据（非结构化数据），不可否认它的价值的巨大性，对于这类数据的要求又是如何呢？

　　需要将文档数据转换为业务价值，在对数据集中存储与管理的基础上，需要做到文档能够安全、有效的再利用，通过信息之间、信息与业务之间的流通，并最终为员工服务，转换为业务驱动力。而所有的基础就是信息知识的有效共享。所以企业CIO面临着如何快速地将企业积淀下来的知识有效地分享，并转化为知识资本的挑战，这也是提升企业业务竞争力的手段之一。

　　所以当下，越来越多的组织机构，开始调整对待文档数据的原始的管理方式与策略，趋向于为企事业单位建设一个文档中心，用于快速实现信息在人、信息、业务之间的快速流通，为企业带来信息价值。

　　爱数AnyShare应运而生

　　爱数AnyShare正是一款面向非结构化数据即文档数据的应用存储创新产品。从爱数公司而言，这是爱数智能数据管理解决方案中间的组成部分，是非常重要的一个环节，爱数的智能数据管理解决方案涵盖到两个部分：一方面，智能的数据保护，即爱数长期致力于的备份容灾领域，另一方面就是智能的数据使用，面向非结构化数据的管理与使用，是非常重要的一个方面。

　　爱数AnyShare针对企业对文档数据的价值产出的诉求，相比于传统的数据存储产品或文档管理软件而言，它是一个创新的产品，不单单体现在产品本身是软硬件一体化的安全文档共享设备，而且是策略化解决文档数据的管理、共享与再利用的过程，在助力企事业单位构建更好的文档中心的目标下，前期将开启“革命之旅：从颠覆文件服务器开始”，全面接管传统的文档集中存储与管理方式，后期全面接入应用等以知识平台的方式全面支持文档中心的建设。

　　爱数AnyShare如何建设文档中心

　　全面接管

　　爱数AnyShare不是将企业信息化之前所有的工作进行全盘的否定，而是采取全面接管的方式，比如针对文件服务器，在文档应用初始阶段，百分之八九十的企事业单位都采用了，将内部零散的文档数据集中起来，这是一个类似文档仓库的作用，是静态的，其共享操作、访问检索、安全管控都是非常受限，且影响到效率。爱数AnyShare首先做到的是先接管之前文件服务器承担文档数据集中存储与管理的职责，解决传统的静态共享的方式，提供文档有效畅通的使用，即爱数AnyShare所说的有效的分享，比如说，在有用的文档产生后，可以自动快速传递给相应需要的员工使用，帮助企事业单位构建更好的文档中心。

　　科学的管理方式

　　爱数AnyShare遵循全文件生命周期的信息管理方式，涵盖了文档的分类，发布、使用、归档、销毁等全系列的过程，尤其是爱数AnyShare的分类、发布、使用三个环节，对应文档的分享，是一个动态的过程，比如说，我们发布了某一文档，就可以提请审核，成功完成发布的话，相关人员还可以立即获得消息通知，大大提升业务信息流转速度。

　　更好的文档中心

　　（1）安全

　　这是企事业单位都非常重视的一个内容，在信息安全方面，爱数AnyShare从系统、访问、数据三维角度出发，提供包含全冗余硬件设计、细粒度权限机制、发布审核机制、内嵌备份等方式去全面保证安全，同时未来会就数据的存储和访问安全方面提供更多的功能特色，包括防止终端和服务器端的数据泄密和非法访问。

　　（2）简易

　　爱数AnyShare将产品应用于每一位企业用户作为焦点，因为文档数据是企业员工日常的使用、学习管理的对象，包括知识交流、经验共享等等，那么易用性是文档中心建设成的必备特性，只有为员工所用的产品才是好产品，爱数AnyShare就做到了，比如其创新的All-in-Explorer操作模式。

　　因为文档数据管理更多地是面对企事业单位中普通的员工，他们需要快捷的使用、管理， 通过All-in-Explorer操作体验，让一切操作都是基于本地的虚拟盘，就像本地硬盘一样，可以在虚拟盘中访问，编辑，发布，分享，查找文档等等，这就是爱数AnyShare促进文档中心建设的有力证明。

　　（3）智能

　　前面有提到传统的文件服务器的最大的弊端是它本质上是静态的，是一个仓储式的作用，那么爱数AnyShare就是让数据通过流通的方式动起来，让知识的价值在传递的过程中不断倍增，比如，采用消息通知，让业务信息瞬间传递，比如文档的关联性，AnyShare未来可以通过文档内容、关键词、元数据等将相关联的文档联系起来，为业务或办公提供系列文档或者是专题文档支持，并附有情景的呈现，是上下文关联的，对于员工而言，这才是文档更有价值的地方，也是AnyShare智能的体现。

　　后记：在大数据的时代，将海量数据进行有效的管理与再利用已经是当务之急，爱数AnyShare助力企业构建更好的文档中心，集中化、动态式管理文档数据，通过有效的共享促进文档数据的再利用，从而加快企业业务流转，提升企业市场竞争力！