金和OA软件:实现广告刊载的全面信息化

    近日，国内最大的协同管理软件厂商金和软件入选中关村国家商标战略实施示范区商标试点单位，这也是OA行业唯一一家入选企业。18年来金和软件一直坚持自主研发路线，并已经成功应用于50多个行业、19000多家企事业单位的200多万终端用户，在信息化领域创造了不少的应用典范，更是助力不少传媒行业的企业通过信息化手段打造成金牌企业。成都先锋文化传媒有限公司信息化平台搭建作为金和成功案例之一，金和软件根据先锋传媒制定业务需求实现了先锋传媒的广告版面预定、广告定版、广告上版和广告撤版等业务功能。根据各期刊每月的版面预订情况，通过系统展示出具体版面销售金额，从而帮助先锋传媒把主要业务搬到网上，大大减轻了员工的工作量，并保证了信息传递的及时性和准确性，实现了媒体资源效益的最大化利用。

    案例背景：

    成都先锋文化传媒有限公司成立于2007年7月31日，是成都传媒集团控股的股份制企业，先锋传媒负责运营成都传媒集团旗下公司杂志社、先锋杂志社、时代教育报刊社、蓉城周报社四家刊社的市场运营，报刊品牌有《先锋·居周刊》、《公司·地产商》、《看历史》、《时代教育》、《hello chengdu》、《成都女报》等，同时负责House 100 网站、第一房产电视栏目、第一家园电视栏目、24 小时电视购房数字电视平台、成都广播电视台四个广播频率的房产、家装独家代理、世家机构等地产传媒的营运管理。

    其中，先锋传媒地产系主要经营业务为：《先锋·居周刊》和House100网站。《先锋·居周刊》创刊于

    2004年2月26日，由成都日报报业集团主管主办、《先锋》杂志社出版发行，是中国西部第一置业居家类大型专业杂志。《先锋·居周刊》分为《新楼市》、《买房通》、《快乐家》三大版块，帮助购房者看清楼市大势、读懂房子价值、寻找装修窍门，为购房者提供买房、装修、居家一站式全程专业资讯服务。

    应用需求

    先锋传媒地产系，属于成都先锋文化传媒有限公司的一独立运营部门，主要业务是房地产、楼市和家装行业杂志的制作和出版，属于纸媒行业。先锋传媒地产系内部有一套采编系统，主要是用于日常记者的新闻采编、编辑的素材制作和广告出版审核，没有使用协同办公软件。

    在没使用金和协同办公平台之前，先锋传媒地产系内部文件审批或请示一般通过手写，然后逐个领导签字确认，导致工作效率比较低；员工之间沟通主要是通过QQ和邮件等方式，员工和领导之间很少沟通，领导很难了解员工的工作情况；公司的内部通知一般采取张贴纸质文档的方式，信息共享速度慢，不能及时传达到每个员工。

    金和软件实施工程师了解先锋传媒地产系信息化管理需求后，与其领导沟通并达成一致，将通过使用金和协同管理平台解决以下几方面的问题：

    1、规范工作流程，实现有序化的高效管理。

    2、对经营状况进行监控和分析，方便领导管理和决策。

    3、无纸化办公，降低企业管理成本。

    4、建设先锋企业文化，增强凝聚力。

    应用亮点

    1、实现精确沟通

    先锋传媒地产系的工作沟通和交流基本以口头或邮件的方式实现，经常出现沟通不及时、不准确的现象，并且沟通记录不能得到完整的保存。金和C6协同管理平台的网络寻呼功能解决了先锋传媒地产系的内部沟通问题。现在，公司任意员工都可随时、随地和相关联的同事沟通，让信息传递更加及时和准确。领导层可通过寻呼管理功能查看下属员工的沟通情况和遇到的问题，以便在必要时给予相应的指导或帮助。

    2、随时随地移动办公

    先锋传媒地产系的员工大部分是记者、编辑，他们不坐班，对于公司的流程和制度始终执行不到位，对企业领导来说管控这样的人群很困难。在使用C6协同管理平台后，移动办公模块很好的解决了这一个问题。员工通过手机和Ipad智能终端随时随地登录系统，了解公司新闻和通知，与上下级沟通，完成计划和任务下达、分解、汇报，以及工作日的撰写等工作。使管理变得轻松、简单。

    3、业务需求的满足

    根据先锋地产系主要业务，金和实施工程师在系统上搭建了广告版面的预定、广告定版、广告上版和广告撤版等流程。然后根据各期刊每月的版面预订情况，展示出具体版面销售金额。以往所有这些数据都流传于纸质文档，每天需要手工填写和变更大量信息。金和C6系统管理平台通过一系列表单的搭建，帮助先锋传媒地产系把这些主要业务搬到网上，大大减轻了员工的工作量，并保证了信息传递的及时性和准确性。

    广告版面预定：媒介顾问可随时查询各期刊、各版面的预订情况，并进行版面的预订。随时了解下一期刊出刊前版面预定情况，以便及时进行资源的协调。在期刊版面预订中，媒介顾问还可以一次预订好几期的版面。

    广告定版单：媒介顾问确定定版的一个流程。添加自己预订的版面或未预订的版面，并通过流程，请示领导们每个版面的结算价格，方便领导们掌控媒介顾问给客户的版面价格的合理性，并及时给予指示和修正。

    广告上版确认：广告部通过整理众多媒介顾问提交的定版信息，提交给相应的期刊杂志编辑部门，编采中心领导把任务分配给相应人员，制作完成后，通过流程提交相应的版面图。

    广告撤版申请：媒介顾问都会遇到这样的情况，在确定某广告刊登后，客户方临时有变取消上版。C6搭建了广告撤版申请流程，用于媒介顾问临时撤版的申请和备案，主要实现在媒介顾问定版结束或该版面信息已经进入上版流程，客户临时取消版面的刊登的情况。

    期刊销售额统计（月度）表：此功能实现了销售收入数据的统计，可实时统计每个期刊每月或每年销售情况，以图形化的形式展现，为领导决策提供依据。

    应用价值

    先锋传媒地产系领导对系统管理平台使用的重视程度很高，使用前下发了相关的规范和制度，并亲自为员工做平台功能使用技巧的培训，使得先锋地产系大部分人员快速接受了无纸化办公和信息化管理方式。

    金和C6协同管理平台为先锋传媒地产系系节省了30%以上的办公费用和通讯费用，高效、迅捷的内部管理让先锋地产系经济效益与管理效益双丰收。实现了电子商务化、办公无纸化、决策科学化的全面信息化管理。